外包合约中的IT治理应该包含三个方面:1. 角色和责任;2. 管理结构;3. 报告制度。
由于良好的IT治理对于一个有效的IT环境和成功的外包关系如此重要,在外包交易的谈判和签约阶段,IT治理应该获得优先考虑和足够的重视。
对于不同行业越来越多的企业而言,是否进行IT外包这个问题已经成为他们战略思考的一部分。企业越来越经常地去评价他们的核心业务是什么,并开始权衡将非核心但却很关键的业务功能,如IT,外包给外部合作者的利益。显然,外包的利益是引人注目的。通过外包,组织可以因获得更多的专业知识、更低的成本和更高的质量而受益,同时,管理层的注意力可以更多地集中在战略层面。
虽说外包至少在IT领域是一个有很高潜在价值的替代方案,但是,从客户满意度的角度来看,外包还并不具有压倒性的效果。缺少良好的IT治理是外包交易不能成功的一个关键原因。
IT治理的角色
IT治理存在于公司治理的逻辑之内,因此,从本质上来讲,两者的原则是一样的。IT治理是一种责任框架和管理流程,有助于明确那些必须要完成的工作任务,并不断对其进行沟通。IT治理还能促进互动,提供一种反馈机制,以鼓励沟通和合理的行为规范。
责任框架由角色和责任组成,反映了IT管理流程中各个参与方的决策权力,这种权力会因为有了有效的报告制度而得到加强。确保决策权力得到明确的定义,对于解决诸如战略、标准、控制和变革导入这些有如迷宫似的问题极为关键。
在一个外包的环境里,决策权的明确和沟通是基本要求,否则,外包双方很有可能会作出一些导向冲突的假设。比较典型的是,外包方需要拥有决定服务提供结构的权力,并能在如何提供服务上保证其权威性。
当用户假定外包方有决策的所有权力,并放弃其在管理一个有效的IT环境中的角色时,这就显得太过轻率。在尽力去填补用户的角色空白时,外包方冒着极大的风险。就像外包方要极力去保证自己在服务提供方面的决策权一样,用户也要极力维护自己在IT战略的关键部分的权威。在关于架构、安全、标准、优先项目和沟通等方面的决策上,外包方最好只是一个顾问的角色。
决策权一旦确立,就应该通过某种管理机构来执行,其结果则通过报告制度来监控。在一个外包环境中,这两个组成部分都是关键的。在外包交易中,外包方不会成为客户的一部分,因此,外包方要保证一种有效的管理和报告框架已经形成,而且这种框架不会因为客户不断变化的需求而改变,这才可以保证和客户的期望长期保持一致。
IT治理模式下的4个利益相关者
IT治理和外包合约
由于良好的IT治理对于一个有效的IT环境和成功的外包关系如此重要,在外包交易的谈判和签约阶段,IT治理应该获得优先考虑和足够的重视。在谈判阶段重视了IT治理问题,双方就可能明确各自的责任和角色,这才可以确保交易的成功。将IT治理结构、责任和报告机制并到合约之中,IT治理模式将会以必需的规则进行实施的可能性就会提高。